高校政府采購內部控制若干問題與對策研究

來源:用戶上傳      作者:孟斯慧

  【摘  要】高校政府采購關系到本單位教育教學、科學研究、學科建設等各項工作的運行,是高校發展與創新的前提保證。論文通過分析高校政府采購工作中存在的若干問題,深度剖析其內部活動現狀,提出有利于高校政府采購工作內部控制的有效對策,為其他各項工作的順利開展奠定基礎。
  【Abstract】Government procurement in the university is related to the operation of various work of the unit such as education and teaching, scientific research and discipline construction, and is a prerequisite guarantee for the development and innovation of the university. By analyzing several problems existing in the government procurement work of universities, the paper deeply analyzes the current situation of its internal activities and proposes effective countermeasures that are conducive to the internal control of the government procurement work in universities, so as to lay the foundation for the smooth development of all other work.
  【關鍵詞】政府采購;內部控制;問題;對策
  【Keywords】government procurement; internal control; problems; countermeasures
  【中圖分類號】F812.45;G647                                             【文獻標志碼】A                                                 【文章編號】1673-1069(2021)03-0166-02
  1 政府采購內部控制的重要性
  政府采購是指各級政府為了開展日常政務活動或為公眾提供服務,在財政的監督下,以法定的方式、方法和程序,通過公開招標、公平競爭,由財政部門以直接向供應商付款的方式,從國內、外市場上為政府部門或所屬團體購買貨物、工程和勞務的行為。其實質是市場競爭機制與財政支出管理的有機結合,其主要特點就是對政府采購行為進行法治化的管理。完善、合理的政府采購能夠對社會資源有效利用,并提高財政資金的利用效能,因而是財政支出管理的一個重要環節。
  內部控制是在一定環境下,單位為了提高經營效率,充分有效地獲得和使用各種資源,達到既定管理目標,而在組織內部實施的各種具有制約和調節作用的組織、計劃、程序和方法。在全面發展的時代背景下,經濟快速發展,政府采購業務不斷增多,就財政部發布的統計數據來看,2017-2019年的政府采購規模持續擴大,占全國財政支出和GDP的比重也越來越高。所以構建完整的政府采購內部控制體系,完善監督管理模式,才能真正促進高校政府采購的健康可持續發展。
  2 政府采購工作中存在的問題
  就政府采購內部控制而言,不少高校存在一些共性問題,主要包括以下幾個方面。
  2.1 政府采購預算管理不到位
  根據現有文件規定,高校應在填報新一年度預算時申報政府采購需求,制定采購計劃,待預算審批通過后根據計劃提前30日完成政府采購意向公開,方可進入采購流程。但在實際操作中,除每年都會發生的經常性項目,許多政府采購項目是在高校的不斷發展運行中新增的,這對采購項目的預算管理及供貨期提出了較高要求。但是政府采購流程較為復雜且對預算精細化要求較高,導致在時間上無法滿足行政事業單位對采購的要求。
  一方面,由于需求單位的相關經辦人員通常由教師或行政人員兼任,他們往往缺乏專業背景,財務水平參差不齊;另一方面,政府采購工作政策性強,采購政策變化快,采購品目多,這都對采購預算編制提出較高要求。最終由于前期調研不充分、需求不明確,往往會導致采購結果難以滿足單位需求。
  2.2 服務類采購申請與驗收問題
  政府采購按采購品目可分為貨物、工程和服務三種類型,在實際業務中,工程類與貨物類采購通常有明確的管理部門,如基建處、資產處等,但是服務類項目通常無明確歸口管理部門。服務類項目的合同未經預審便直接遞交至領導辦公室,領導辦公室只能對合同的合法性和合規性進行被動審批,關于該服務事項是否經過正式申請及其發生的合理性并未明確歸口部門進行控制。未明確購置申請的歸口管理部門,可能導致相關采購工作無章可循,工作無法合規開展,也可能導致項目使用單位錯誤投遞申請,項目采購失敗、延期、不達標,采購未經合適部門審批也可能產生經濟及法律風險。服務類政府采購除合同文本外,沒有任何申請表單或信息化流轉痕跡,采購申請的事由和審核信息缺失。由于無具體歸口管理部門,沒有明確的申請機制,只能在合同簽署時對合同文本進行被動把關。這可能導致服務類采購失去控制,采購的服務無必要或用于私人用途,產生資金浪費和舞弊的風險。   貨物與工程類采購項目在驗收時,一般由歸口管理部門牽頭,同時,邀請需求部門及財務、審計等其他相關部門一起對項目進行驗收,如驗收通過,需要所有參與人員在驗收情況表中簽字確認。而服務類采購項目的驗收工作往往由需求部門單獨開展,有關監督部門如審計或紀委未實現對現有項目執行情況的監督,相關制度也未對服務類采購驗收或過程監督進行規定。服務類采購成果監督工作無法開展,可能導致需求部門與供應商串通的貪腐風險,或造成服務項目質量不合規、進度不匹配,影響正常工作推進,造成國有資產損失。
  2.3 自行采購行為監管缺失
  高校每年的采購量大,為簡政放權,在相關規章制度規定范圍和金額內,各采購需求單位采購申請審批通過后可以自行采購。由于采購歸口管理部門業務量大、人員配置少、監管難度大等各種因素,導致對自行采購行為并無實際監管,亦未定期進行數據統計,難以從大數據分析角度對自主采購行為進行分析,進而發現“化整為零”等違規行為。
  2.4 供應商庫評價機制不完善
  在“放管服”改革背景下,為更好規范自行采購流程,高校每年通過招標的方式建立供應商庫系統,但并未按照相關章程規定,即“學校建立評標專家庫和供應商信息庫,開展評標專家及供應商的評估工作,推動學校招標工作健康有序發展”而建立供應商評價機制,缺乏相應文件及流程支持。供應商評價機制不完善,對供應商的表現缺乏監督及評估,這可能導致供應商選擇不當、項目不合規、采購物資質次價高,甚至出現舞弊行為等風險。
  3 加強政府采購內部控制的建議
  3.1 強化政府采購預算管理工作
  單位各項工作的開展都需要制定相應的計劃,在實施政府采購工作之前,行政事業單位需要針對采購任務設置相應的財務預算,這樣才能有效控制不合理的財務支出。首先,應培養長遠化眼光,提高政府采購事項敏感性,在制定下一年度的戰略目標及發展計劃時應及時考慮該計劃是否涉及政府采購;其次,單位各部門之間應加強溝通協作,各取所長,確保政府采購預算的準確性和合理性;最后,加強后續培訓和教育,及時準確地將最新政策傳達至所有人,并將政府采購預算情況加入績效體系中,調動參與人員的積極性,提高工作自覺性,將政府采購項目預算編制得更全面、更科學、更合理,使采購結果能真正滿足單位需求。
  3.2 完善服務類采購申請與驗收機制
  明確指定各采購類型的歸口管理部門??梢詮慕ㄔO項目類、固定資產類、服務類等角度劃分采購類型,明確各歸口部門職責及申請流程。在明確服務類采購的歸口管理部門后,由歸口管理部門編制《服務類采購項目申請表》,包含申請事由、資金來源、事項預算等信息。由申請部門經辦人填寫,使用部門負責人簽字審核,交由服務類采購歸口部門負責人審批后進行后續采購和合同簽訂事項。由歸口管理部門對后續服務進行監督,以此保證服務類采購得到有效的控制。
  明確服務類采購的歸口管理部門,指定歸口管理部門為成果驗收的主責部門,并表明其他參與部門的權利和義務。構建合理的采購成果監督構架,明確驗收條件和過程監督方式,同時,加強事前對供應商資質、履行能力的審查。設計編制《項目驗收單》,內容包括驗收標準、驗收意見和相關責任人審簽內容等,規范服務類項目驗收機制。
  3.3 構建自行采購監管機制
  由各自行采購單位建立自行采購檔案,對自行采購項目進行備案,并記錄臺賬,定期匯總至歸口管理部門進行備查。依托高校信息化系統,由歸口管理部門將信息與相關審計監察部門共享,以供審查。定期進行專項采購審計,審查自行采購單位自行采購行為是否合規。
  3.4 優化供應商庫評價機制
  建立采購供應商庫評價體系。供應商進入供應商庫后,建議學校各使用部門及歸口管理部門及時跟蹤供應商提供的產品及服務的質量,加強對產品及服務的驗收。從成本、質量、交貨周期、實力等多維度評估,根據結果采取相應措施,對于不合格的供應商從單位現有供應商名錄中淘汰,建立候補供應商制度和動態管理機制,在合理范圍內對供應商進行選擇和調整。與有潛力的供應商進行更深層次的合作。與同類型高校加強合作交流,在一定程度內共享供應商庫,既可以獲取更詳盡的同一供應商的評價結論,也可以新增其他優秀供應商,建立更全面完善的供應商庫,為學校各使用部門提供更多更優選擇。
  現階段,高校政府采購的各項規章制度還不夠完善,單位需要通過強化政府采購的風險意識、強化采購管理工作、完善政府采購內部控制制度、強化對政府采購專業人才的培養、完善政府采購監督機制等措施,扎實推進政府采購工作健康、有序、規范運行。
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